Как создать понятную пошаговую инструкцию
Хорошая рабочая инструкция отвечает на три вопроса: что сделать, где это сделать и как понять, что получилось. Вот шаблон, с которого удобно начать в Шаглио.
- 01
Выберите одну задачу
Сформулируйте название как вопрос сотрудника: «Как выгрузить счёт для клиента из 1С». В описании укажите, что должно получиться и какие данные понадобятся.
- 02
Добавьте инструкцию в нужный раздел
В рабочем пространстве нажмите создание инструкции, заполните название и краткое описание, выберите раздел. Так материал будет проще найти через меню и поиск.
- 03
Разбейте действие на короткие шаги
В каждом шаге напишите, что сделать, где и что проверить. Вместо «оформите документ» укажите конкретное действие: «Откройте счёт и проверьте реквизиты клиента».
- 04
Покажите действие на скриншоте
Вставьте снимок из буфера через Ctrl+V или ⌘V либо перетащите файл. Добавьте стрелку, рамку или подпись. На скриншоте оставьте только то, что помогает выполнить шаг.
- 05
Сформулируйте проверку результата
Добавьте короткий чек-лист с понятными признаками готовности: «Реквизиты проверены», «Файл открывается», «Счёт отправлен нужному получателю».
- 06
Проверьте и опубликуйте
Откройте предпросмотр и пройдите шаги по порядку. Проверьте доступ к материалу, затем опубликуйте его. Если материал ещё не готов, сохраните черновик и продолжите позже.
Попросите коллегу пройти инструкцию
Если он выполнил задачу без дополнительных объяснений, структура работает. Там, где возник вопрос, добавьте конкретную подсказку. Обновляйте шаги, когда меняются кнопки программы или рабочие правила.